Manual de uso del panel de fidelización

El panel es la pantalla desde la que gestionas todo: clientes, puntos, premios y empleados. El dueño entra con email y contraseña — es un inicio de sesión personal y queda recordado en ese dispositivo, no hace falta repetirlo cada día. Después entra directamente al panel como dueño.

1. Abre la dirección del panel en el navegador del ordenador o tablet del mostrador.
2. Escribe tu email y tu contraseña, y pulsa Entrar.

Si alguna vez olvidas la contraseña, pulsa ¿Olvidaste tu contraseña? en esa misma pantalla. Te llegará un correo con un enlace para elegir una nueva.

Un socio también puede tener su propio acceso al panel con su email y su contraseña, si el dueño se lo da de alta así (ver Empleados y su PIN). Entra en la misma pantalla y de la misma forma que el dueño, pero dentro solo hace lo administrativo para lo que el dueño le haya dado permiso (atender el mostrador no necesita permiso).

El dueño entra directamente al panel después de identificarse con email y contraseña. Cuando vaya a atender un empleado, pulsa Cambiar operador y esa persona introduce su PIN de 4 dígitos.

Varios empleados pueden trabajar a la vez, cada uno desde su propio dispositivo con su propio PIN — no hay conflicto entre ellos.

En la pestaña «Ajustes» configuras los datos de tu negocio: nombre, dirección, teléfono, color de marca (se usa en la página de tus clientes), la moneda de tu negocio y el ratio de puntos por cada unidad de esa moneda gastada, si lo usas para calcular puntos automáticamente al sumar.

También hay un campo Enlace para reseñas (opcional). Si pegas ahí la dirección de tu ficha en Google, TripAdvisor o donde quieras que te valoren, a tus clientes les aparecerá una invitación discreta a dejarte una reseña en su página de puntos. Es voluntaria y no condiciona nada; si dejas el campo vacío, no se muestra.

La pestaña «Ajustes» es exclusiva del dueño: un socio o encargado, aunque entre al panel con su propio correo y contraseña, no la ve. Aquí el dueño también cambia la contraseña de su cuenta. Junto a ese cambio hay un bloque «Mi cuenta» de solo lectura con los datos del titular (email, nombre, teléfono y NIF); no se editan desde el panel: para cambiarlos hay que escribir a soporte.

Es la pantalla principal. Muestra a todos tus clientes con su teléfono, sus puntos actuales, su nivel de fidelización y su última visita (la última vez que sumó puntos o canjeó un premio; las correcciones no cuentan).

Desde aquí también puedes:

• Buscar un cliente por nombre o teléfono.
• Escanear su QR con la cámara del dispositivo para abrir su ficha al instante (más adelante se explica el QR del cliente).
• Exportar el listado completo a un archivo CSV (se abre bien en Excel).
• Importar muchos clientes de golpe desde un CSV — útil si vienes de otra hoja de cálculo o programa.
• Filtrar por última visita para ver solo los clientes que llevan tiempo sin volver: «Sin visita en 15 días / 1 mes / 2 meses / 3 meses». Los que llevan más tiempo ausentes aparecen primero. La opción elegida se recuerda en ese dispositivo. Los clientes sin ninguna visita registrada (por ejemplo importados) también entran en el filtro.

Pulsa + Nuevo cliente, escribe su nombre y (opcionalmente) su teléfono, y guarda. El teléfono no es obligatorio, pero si lo añades podrás enviarle el enlace de su saldo por WhatsApp con un clic.

Al hacer clic sobre un cliente en la tabla se abre su ficha: sus puntos actuales, el enlace a su página personal (con su código QR), y el historial completo de movimientos.

Desde aquí puedes copiar su enlace, enviárselo por WhatsApp (si tiene teléfono), editar su nombre, o eliminarlo. También ves su última visita y, si tiene teléfono, el botón 💤 Recordatorio: abre WhatsApp con un mensaje ya escrito de «te echamos de menos» que incluye sus puntos y el premio que tiene más a mano. Puedes editar el texto antes de enviarlo, y nada se envía solo — tú eliges a quién y cuándo. Combínalo con el filtro «última visita» de la lista para localizar a quién escribir. También aparecen los tres botones para mover sus puntos, que se explican a continuación.

Es la acción del día a día: el cliente compra, y le sumas los puntos que correspondan.

1. Abre su ficha y pulsa + Sumar.
2. Escribe la cantidad de puntos (o el importe gastado, si tu negocio usa un ratio de puntos por importe — se explica en Ajustes).
3. El panel te pide confirmar antes de aplicar el cambio — así evitas sumar puntos por error.

Un cliente puede gastar sus puntos de dos maneras, y ninguna necesita un botón especial en su ficha:

• Con un premio del catálogo (ver Los premios): lo habitual es que lo reclame él mismo desde su página y tú solo confirmes la entrega en la pestaña «Canjes» (ver Cuando un cliente reclama un premio). Así queda registrado con premio, cliente y quién lo entregó, y aparece en «Historial de premios entregados».
• Como uso puntual fuera del catálogo (por ejemplo, pagar parte de una compra con puntos): usa Restar puntos en la ficha del cliente (ver Corregir o descontar puntos). Comprueba que tenga saldo suficiente y descuenta del saldo y del histórico, así que puede hacer bajar el nivel de fidelización.

Usa Restar puntos (corregir un error) para quitarle puntos a un cliente: porque te equivocaste al sumar de más, o porque ha gastado puntos fuera del catálogo de premios. Puedes indicar la cantidad en puntos o en importe (€) —igual que al sumar, lo convierte con el ratio del negocio—. Se registra en el historial como una «Corrección», distinta de un canje, y descuenta tanto del saldo como del histórico, así que puede hacer bajar el nivel de fidelización.

Un premio es algo que el cliente puede conseguir gratis al llegar a una cantidad de puntos (por ejemplo, «Café gratis» por 50 puntos). Aparecen en la página personal de cada cliente, y él mismo puede reclamarlos cuando tenga puntos suficientes.

Para crear uno nuevo, pulsa + Nuevo premio, ponle un nombre claro y los puntos que cuesta.

Puedes editar un premio existente (por ejemplo, cambiar sus puntos) o marcarlo como inactivo si de momento no quieres ofrecerlo, sin necesidad de borrarlo.

Cualquier persona que atienda el mostrador puede ver esta pestaña, para poder informar a un cliente que pregunte por los premios disponibles — pero solo el dueño (o quien tenga el permiso de gestionar premios) puede crear, editar o desactivar uno.

Los niveles son una forma de reconocer a los clientes más fieles con una insignia (por ejemplo, «Novato», «Aspirante», «Bronce»…) según los puntos acumulados a lo largo del tiempo. Se calculan solos: en cuanto un cliente cruza el umbral de puntos de un nivel, su insignia se actualiza automáticamente, tanto en el panel como en su propia página. Los canjes reducen el saldo disponible, pero el cliente conserva el nivel alcanzado porque se tiene en cuenta su histórico.

Cualquier persona que atienda el mostrador puede ver esta pestaña, para poder informar a un cliente sobre los niveles y sus umbrales — pero solo el dueño (o quien tenga el permiso de gestionar niveles) puede crear, editar o borrar uno.

Desde la pestaña «Empleados» el dueño da de alta a cada persona que atienda el mostrador: su nombre, su rol y su PIN de 4 dígitos. Además de Empleado (solo atiende el mostrador), puedes asignar el rol Socio o Encargado y marcarle permisos administrativos concretos — gestionar premios, empleados, niveles o los PINes de los empleados — según lo que necesite hacer esa persona sin darle acceso a todo.

Atender el mostrador — sumar puntos, restar puntos y confirmar entregas de premio — lo hace cualquiera que esté operando, sin necesidad de ningún permiso. Los permisos son solo para lo administrativo: crear o editar premios, niveles, empleados y PINes.

El dueño puede editar el rol y los permisos de cualquier persona, desactivarla sin borrarla, o cambiarle el PIN en cualquier momento desde su ficha, sin necesidad de conocer el PIN anterior. El resto de empleados puede consultar la lista para saber quién tiene PIN dado de alta, pero no puede editar a nadie ni cambiar ningún PIN.

Buscar y ordenar la lista. La lista sale ordenada por nombre, de la A a la Z. Con el desplegable de arriba puedes cambiarla a orden por rol, que agrupa primero al dueño, luego a los socios, después a los encargados y por último a los empleados. Cuando hay más de 8 personas dadas de alta aparece además un buscador: escribe unas letras del nombre y la lista se filtra al momento.

Un socio con acceso al panel por correo. Al dar de alta un Socio puedes elegir su tipo de acceso:

• Solo PIN (mostrador): entra como los empleados, con su PIN, en un dispositivo donde ya haya sesión del dueño.
• Correo y contraseña + PIN (panel): además del PIN, el socio tiene su propio inicio de sesión. Entra al panel desde cualquier dispositivo con el correo y la contraseña que tú le pongas, sin depender de ti, y dentro solo hace lo administrativo que le hayas marcado en los permisos.

En la ficha de un socio con acceso por correo aparece «Cambiar contraseña del socio»: desde ahí el dueño le pone una contraseña nueva cuando haga falta. Si el socio la olvida, también puede pulsar «¿Olvidaste tu contraseña?» en la pantalla de acceso y recibir un enlace por email. El socio no cambia su contraseña ni su PIN desde el panel; de su PIN se encarga el dueño (o alguien con el permiso de PINes, más abajo).

Si degradas a ese socio (lo pasas a encargado o empleado) o lo desactivas, su acceso por email y contraseña se retira automáticamente en ese momento: solo un socio activo puede entrar al panel con sus credenciales. Si más adelante vuelves a ponerlo como socio activo, el acceso se reactiva (no hace falta darlo de alta otra vez). Encargados y empleados nunca tienen acceso por correo — entran solo con su PIN.

Permiso «Gestionar PINes». Puedes marcárselo a un socio o encargado para que cambie el PIN de cualquier otro empleado desde «Empleados», igual que haces tú (mismo campo, PIN de 4 dígitos, sin necesidad de conocer el anterior). Ese permiso nunca le deja cambiar el PIN del dueño: solo tú gestionas tu propio acceso. Un rol «Empleado» normal no puede tener este permiso.

Cuando otra persona vaya a atender el mostrador, pulsa Cambiar operador arriba a la derecha. Vuelve a la pantalla del PIN sin cerrar la sesión del dueño — no hace falta volver a escribir el email y la contraseña. Cada dispositivo puede tener un operador distinto al mismo tiempo; por ejemplo, dos empleados pueden trabajar simultáneamente desde dos dispositivos del mismo negocio.

Por seguridad, si el panel está 5 minutos sin usarse, se bloquea solo y pide el PIN de nuevo — así, si el mostrador se queda un momento sin nadie, ningún cliente puede ponerse puntos a sí mismo.

Un socio con acceso por correo y contraseña funciona igual: si pulsa «Cerrar sesión», vuelve a entrar con su propio correo y contraseña y el panel le abre su sesión directamente, con sus permisos.

Cada cliente tiene su propia página personal (el enlace que ves en su ficha). Desde el móvil, puede ver su saldo de puntos, su nivel, los premios disponibles y su propio código QR.

Si has rellenado el Enlace para reseñas en Ajustes, al final de esa página le aparece una invitación discreta a dejarte una reseña. Es opcional para el cliente y no afecta a sus puntos.

Si tiene puntos suficientes, el cliente puede pulsar Reclamar premio en su propia página. Eso no le entrega el premio automáticamente — solo avisa al negocio de que quiere canjearlo.

En el panel, la pestaña Canjes muestra un contador rojo con las solicitudes pendientes de entregar. Se actualiza solo cada pocos segundos, así que la alarma aparece sin necesidad de recargar la página.

Esa solicitud aparece en la pestaña Canjes del panel, marcada como pendiente. Cuando le entregues el premio en persona, pulsa Confirmar entrega — ahí es cuando se descuentan sus puntos.

La pestaña «Actividad» reúne todos los movimientos de puntos de todos los clientes: sumas, canjes y correcciones, con fecha y qué empleado los hizo. Puedes filtrar por empleado o por fechas, y exportarlo a CSV.

Es útil, por ejemplo, para revisar cuántos puntos ha repartido cada empleado, o cuadrar los canjes de premios de un periodo concreto.

¿Un empleado puede ver o cambiar cosas de otros negocios?

No. Cada negocio es completamente independiente: un empleado solo ve los clientes, premios y datos del negocio en el que está dado de alta.

¿Puede entrar al panel alguien más aparte del dueño?

Sí. Un socio puede tener su propio acceso con correo y contraseña, que le da de alta el dueño en «Empleados». Entra desde cualquier dispositivo con sus datos y solo hace lo administrativo para lo que tenga permiso. El resto del personal atiende con su PIN en un dispositivo donde ya haya sesión del dueño. Dar de alta y editar usuarios lo hace únicamente el dueño.

¿Qué pasa si pierdo mi PIN?

El dueño puede cambiar el PIN de cualquier empleado (o el suyo propio) desde el panel, sin necesidad de conocer el PIN anterior.

¿Puedo borrar un cliente?

Sí, desde su ficha. Al eliminarlo se anonimizan sus datos personales (nombre y teléfono) cumpliendo con el RGPD, pero se conserva el historial de puntos de forma anónima para no perder tus estadísticas.

¿Necesito internet para usar el panel?

Sí, el panel y la página del cliente funcionan en tiempo real conectados a internet — no guardan datos si te quedas sin conexión.

¿Puedo tener varios dispositivos usando el panel a la vez?

Sí. Varios empleados pueden atender al mismo tiempo desde distintos dispositivos, cada uno con su propio PIN, sin interferir entre ellos.