Manual de uso de GeoPresencia HMG

GeoPresencia HMG tiene dos puertas de entrada distintas, según quién entre:

• El dueño o administrador crea una cuenta con nombre, email, contraseña, nombre de empresa y CIF (opcional), y entra con email y contraseña.
• El empleado no crea ninguna cuenta: entra directamente con el PIN de 4 dígitos que le asigna el administrador.

La pantalla de Iniciar sesión tiene dos pestañas, «Administrador» y «Empleado», para cubrir ambos casos desde el mismo sitio. Si el empleado accede a /clock directamente, ve solo la pantalla de PIN, sin la pestaña de administrador.

Si el administrador olvida su contraseña, pulsa ¿Olvidaste tu contraseña?. En esta versión, la contraseña se muestra directamente en pantalla como demostración; en producción se enviaría por email de forma segura.

Al crear una cuenta nueva, tras elegir plan, la aplicación lanza un asistente de 4 pasos para dejar la cuenta lista para usar en menos de un minuto:

1. Tu primera zona de fichaje. Nombre y dirección de la zona, y un botón Usar mi ubicación actual que captura las coordenadas GPS del dispositivo desde el que se está configurando. Se crea activa, asignada a «Todos», con 150m de radio por defecto.
2. Tu primer departamento. Nombre y turno por defecto.
3. Tu primer empleado. Nombre, email y un PIN de 4 dígitos (generado al azar, se puede regenerar con un clic).
4. Todo listo. Se muestra el PIN creado para que se lo entregues a ese primer empleado — es la única vez que aparece así de destacado, para copiarlo o enseñarlo directamente.

Después de este asistente ya se puede entrar al panel de administración con al menos una zona, un departamento y un empleado configurados.

Justo después de registrarte, eliges un plan. Puedes cambiarlo más adelante desde Configuración → Plan.

Al llegar al límite de empleados o zonas de tu plan, el botón de añadir se desactiva y se explica cuántos permite el plan actual.

Es la pantalla más simple de toda la aplicación, pensada para el móvil: el empleado entra con su PIN y ve un reloj, un botón, y nada más.

Entrar con el PIN

El empleado introduce su PIN de 4 dígitos en un teclado numérico en pantalla. Si es correcto, entra directamente a fichar; el PIN queda recordado en ese dispositivo, así que no hace falta volver a escribirlo cada día. Si es incorrecto, la pantalla tiembla y muestra «PIN incorrecto».

Fichar: mantener pulsado 2 segundos

El botón central no dice «Entrada» ni «Salida» — no hace falta elegir nada. Al mantenerlo pulsado, un anillo se va llenando alrededor durante 2 segundos (configurable entre 1 y 3s desde Configuración → Seguridad). Si se suelta antes de completarlo, no se registra nada.

Al completar los 2 segundos: el dispositivo vibra, suena un tono corto, y se pide la ubicación GPS. Con las coordenadas, la app intenta obtener una dirección legible (calle y ciudad); si no hay conexión para ese paso, guarda las coordenadas numéricas en su lugar. Si el navegador no tiene permiso de ubicación, el fichaje se registra igualmente con «Ubicación no disponible» — nunca se bloquea el fichaje por falta de GPS.

La app decide sola si es entrada o salida, mirando el último fichaje del empleado ese mismo día (si el último fue entrada, este es salida, y viceversa). Debajo del botón aparece un mensaje de confirmación con la hora y la dirección durante unos segundos.

Geofencing: dentro o fuera de zona

En el mismo momento del fichaje, la app compara las coordenadas con las zonas GPS activas asignadas al departamento del empleado. Si cae dentro del radio de alguna, el fichaje queda «en zona»; si no, queda «fuera de zona» y se genera una alerta automática para el administrador — pero el fichaje se registra de todas formas, nunca se impide.

Otras cosas en esta pantalla

• Consentimiento RGPD, la primera vez que el empleado va a fichar (si está activado en Configuración): un aviso que debe aceptar antes de fichar por primera vez.
• Ver mis fichajes: un botón que abre sus últimos 10 fichajes, sin salir de esta pantalla.
• Cerrar sesión, arriba a la derecha, por si otro empleado va a usar el mismo dispositivo.

Es donde el administrador gestiona todo. Tiene una barra lateral con 12 secciones (Dashboard, Fichajes, Turnos, Ausencias, Horas extra, Empleados, Departamentos, Zonas GPS, Mapa, Alertas, Reportes y Configuración), y una cabecera con el nombre de la empresa, una campana de notificaciones que lleva directamente a Alertas, y el menú de la cuenta con la opción de cerrar sesión.

La barra lateral se puede colapsar a solo iconos (en ordenador) para ganar espacio, y muestra el plan actual de la cuenta (Starter, Business o Enterprise) en la parte inferior.

La pantalla de inicio del panel, con una vista rápida del día:

• 5 indicadores: empleados totales, cuántos han fichado hoy (y qué % supone), cuántos están presentes ahora mismo, cuántos no han fichado todavía, y las horas medias trabajadas hoy.
• Timeline en tiempo real: los últimos 20 fichajes del día, ordenados del más reciente al más antiguo, con avatar, nombre, tipo (entrada/salida), dirección, hora y departamento. Los fichajes fuera de zona llevan un aviso en rojo junto al nombre.
• Estado por departamento: cuántos empleados de cada departamento están presentes ahora mismo, con una barra de color (verde si están todos, naranja si falta alguno, rojo si no hay nadie).
• Alertas del día: las 5 más recientes, con un enlace a la lista completa.

El registro completo de todos los fichajes, con filtros por departamento, zona GPS, tipo (entradas/salidas) y estado (en zona/fuera de zona). Cada fila muestra empleado, departamento, tipo, fecha, hora, dirección y un badge de estado (En zona / Fuera).

Al hacer clic en un fichaje se abre su detalle completo: precisión del GPS en metros, dirección exacta, y un botón Añadir corrección para casos donde la hora o el tipo son incorrectos.

El botón Exportar CSV descarga los fichajes filtrados en ese momento, listos para abrir en Excel.

Esta sección tiene dos partes: los turnos que configuras, y una comparativa semanal que cruza cada turno con los fichajes reales.

Turnos configurados

Cada turno tiene un nombre, hora de inicio y fin, minutos de pausa, minutos de tolerancia de retardo, y los días laborables en los que aplica (si no se marca ningún día, aplica todos los días). Un turno se puede marcar como partido, con un segundo bloque horario (por ejemplo, mañana y tarde con un hueco largo entre medias) — en ese caso no se usa el campo de pausa, porque el hueco entre bloques ya es el descanso real.

Un turno asignado a algún empleado no se puede eliminar — hay que reasignar a esos empleados a otro turno primero.

Comparativa semanal

Una tabla semana a semana (con navegación adelante/atrás) que compara, día a día, el turno asignado de cada empleado contra su primer fichaje real de ese día. Cada celda muestra uno de estos estados:

• Libre — ese día no le toca trabajar según su turno.
• Ausencia aprobada — tiene vacaciones u otra ausencia aprobada ese día (ver Ausencias).
• No fichó — le tocaba trabajar y no hay fichaje de entrada.
• Puntual — fichó dentro del margen de tolerancia del turno.
• Tarde +N min — fichó pasada la tolerancia, con los minutos de retraso.

En turnos partidos, la celda muestra el estado de cada uno de los dos bloques por separado. La tabla se puede acotar por departamento y por zona GPS a la vez.

Gestión de vacaciones y demás ausencias, con dos vistas: lista y calendario.

Vista de lista

Arriba, tres totales: pendientes, aprobadas y rechazadas. La lista se puede filtrar por estado (pendientes de revisión, o todas — el historial completo) y, a la vez, por departamento y por zona GPS. Cada solicitud pendiente se puede aprobar o rechazar, con una nota opcional; una ya aprobada se puede editar (cambiar fechas o nota) más adelante.

Asignar vacaciones directamente

El botón Asignar vacaciones permite al administrador dar de alta unas vacaciones ya aprobadas para un empleado (fechas y nota opcional), sin pasar por el flujo de solicitud-aprobación — útil para vacaciones ya pactadas de antemano.

Vista de calendario

Una línea de tiempo por empleado (año completo, o un mes concreto) con las vacaciones aprobadas como barras — pasa el ratón sobre una barra para ver las fechas exactas. También se puede acotar por departamento y zona GPS.

Calcula las horas trabajadas de más respecto al turno de cada empleado, mes a mes.

Tres indicadores arriba: horas extra totales de este mes, cuántos empleados tienen horas extra este mes, y cuántos están cerca o por encima del límite legal anual. Debajo, una tabla por empleado (filtrable por departamento, y navegable mes a mes) con las horas extra del mes y del año en curso.

Lista de todos los empleados, en vista de tabla o de tarjetas (selector arriba a la derecha). Cada fila muestra su departamento, turno, PIN (oculto por defecto, con un botón para revelarlo), y su estado de hoy: Presente, Salió o Ausente.

Filtrar la lista

Dos selectores encima de la lista permiten acotarla por departamento y por zona GPS a la vez (incluyendo la opción «Sin zona asignada»).

Añadir un empleado

Pulsa + Añadir empleado y rellena nombre, email, teléfono (opcional), departamento y turno (obligatorios), y su PIN de 4 dígitos — se genera uno al azar automáticamente, con un botón para regenerarlo si prefieres otro. La app no deja crear dos empleados con el mismo PIN.

También se puede fijar una Zona GPS concreta para el empleado (opcional). Si se elige una, el desplegable de Departamento se acota solo a los departamentos de esa zona; si se cambia la zona después, el departamento elegido se limpia automáticamente si ya no encaja. Sin zona asignada, cualquier zona activa vale para que el empleado fiche «en zona» (ver Zonas GPS).

La ficha de un empleado

Al hacer clic en un empleado se abre su ficha completa: sus datos, su estado actual, y sus estadísticas del histórico completo — días trabajados, horas totales, media diaria, número de fichajes, cuántos fueron fuera de zona, y su PIN. Debajo, una gráfica de barras con las horas trabajadas de los últimos 20 días, y la lista de sus últimos fichajes.

Cada departamento se muestra como una tarjeta con cuántos empleados tiene, cuántos están presentes ahora mismo (con una barra de color), su responsable y su zona GPS. Al crear uno, se le asigna un nombre, un responsable (opcional, cualquier empleado existente), un turno por defecto para los empleados que se asignen a él, y opcionalmente una zona GPS.

La zona GPS de un departamento es organizativa: sirve para filtrar la lista de departamentos por zona, y para que al elegir esa zona al dar de alta un empleado (ver Empleados), el desplegable de departamento se acote automáticamente a los de esa zona. Es útil cuando una empresa tiene el mismo departamento repetido en varias sedes (por ejemplo, dos equipos de «Desarrollo», uno por oficina).

Al hacer clic en una tarjeta se abre su ficha, con la lista de empleados del departamento y su estado de hoy. Un departamento con empleados asignados no se puede eliminar — hay que reasignar o eliminar antes a esos empleados.

Aquí se definen los lugares donde un fichaje cuenta como «en zona». Cada zona tiene un nombre, una dirección de referencia, un centro (latitud/longitud — capturable con el botón Usar mi ubicación actual o escribible a mano), un radio en metros, y se puede activar o desactivar con un interruptor sin necesidad de borrarla.

Por defecto, cualquier zona activa vale para que un empleado fiche «en zona». Si una empresa tiene varias sedes, se puede fijar una zona concreta para un empleado desde su ficha en Empleados («Zona GPS») — a partir de ahí, solo esa zona cuenta como válida para sus fichajes, y el resto se marcarán «fuera de zona» aunque estén activas.

El radio se ajusta con un deslizador entre 50 y 500 metros. El plan Starter permite 1 zona; Business y Enterprise, ilimitadas.

Un mapa (OpenStreetMap) con la última ubicación fichada hoy de cada empleado activo, más las zonas GPS activas dibujadas como círculos con su radio real.

Arriba se indica cuántos empleados de los activos han fichado hoy. Al hacer clic en un marcador se abre su detalle: nombre, departamento, tipo de fichaje, hora y dirección. Los empleados que todavía no han fichado hoy no aparecen en el mapa.

Todas las incidencias que la app detecta sola, en cinco tipos: fuera de zona, retardo (según la tolerancia configurada en el turno), ausencia (no ha fichado en todo el día), horas extra y velocidad imposible (dos fichajes con ubicación que implican más de 150km/h entre uno y otro — indicio de fichaje falseado o hecho por otra persona). Arriba se ven cuatro totales: no leídas, total, tipo más frecuente y resueltas.

Cada alerta se puede marcar como leída, o resolver añadiendo una nota (por ejemplo, «reunión con cliente, justificado» para una salida fuera de zona). Una alerta resuelta queda marcada con su nota visible, para que quede constancia de por qué se cerró.

Cuatro accesos rápidos con un clic: fichajes de hoy (CSV), registro oficial mensual (CSV), resumen mensual (PDF) y alertas del mes (CSV).

Debajo, un generador personalizado con tipo de informe, periodo, departamento, zona GPS y formato (CSV o PDF):

• Registro de fichajes: todos los fichajes del periodo, tal cual.
• Registro horario oficial (RD 8/2019): agrupado por empleado y día, con primera entrada, última salida y horas trabajadas — el formato pensado para una inspección de trabajo.
• Resumen por empleado y resumen por departamento: totales agregados (fichajes, días, horas, fuera de zona).
• Informe de alertas: todas las alertas del periodo con su tipo, empleado y estado.

El filtro de zona GPS se aplica igual que el de departamento: solo afecta a los fichajes que entran en el informe (no a qué empleados aparecen listados en los resúmenes agregados).

Cinco pestañas, cada cambio se guarda automáticamente:

• General: nombre de empresa, CIF, zona horaria y formato de hora.
• Alertas: activar o desactivar cada tipo por separado (fuera de zona, retardo, ausencia, horas extra, velocidad imposible).
• Seguridad: exigir GPS para fichar, el tiempo de pulsación larga (1 a 3 segundos), y si vibra y suena al fichar.
• Plan: el plan actual y el botón para cambiarlo entre Starter, Business y Enterprise.
• Legal: el texto de consentimiento RGPD (editable), si se exige aceptarlo en el primer fichaje, y un botón para descargar la plantilla en PDF.

Los turnos ya no se configuran aquí — se gestionan por completo desde Turnos, en su propia sección de la barra lateral.

¿El empleado necesita instalar algo?

No se descarga de una tienda de aplicaciones. Ahora mismo la app tiene el icono y el nombre configurados para funcionar como PWA (se puede añadir manualmente a la pantalla de inicio desde el navegador del móvil), pero todavía falta la parte técnica que la hace instalable de forma automática y con funcionamiento sin conexión — es un pendiente de desarrollo, no una limitación del diseño.

¿Qué pasa si el empleado ficha fuera de la zona permitida?

El fichaje se registra igualmente — nunca se bloquea a un empleado por estar fuera de zona. Lo único que ocurre es que queda marcado como «fuera de zona» y se genera una alerta para el administrador.

¿Los fichajes se pueden borrar?

No. Son inmutables por diseño: ni el empleado ni el administrador pueden borrarlos o editarlos directamente. Solo se pueden corregir añadiendo un registro nuevo que queda enlazado al original.

¿Necesito conexión a internet para fichar?

El fichaje en sí queda guardado siempre. Lo que sí necesita conexión es convertir las coordenadas en una dirección legible (calle y ciudad); si no hay red en ese instante, el fichaje se guarda con las coordenadas numéricas en vez del nombre de la calle.

¿Puedo tener varios administradores en la misma empresa?

Todavía no. Cada cuenta de administrador es independiente y tiene su propia empresa; no hay, por ahora, la posibilidad de dar de alta a un segundo administrador o a un encargado con permisos limitados dentro de la misma cuenta.